Làm việc từ xa giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động trước tình hình phức tạp của Covid-19. Nhưng bạn đã thật sự biết làm thế nào để đảm bảo năng suất khi cho nhân viên làm việc từ xa. Hãy cùng đọc một số điều cần chuẩn bị dưới đây nhé: 
1. Thiết lập nền tảng làm việc từ xa đầy đủ và hiệu quả
  • Trước hết cần cân nhắc thay đổi chính sách về Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI), Kết quả then chốt (OKR) và cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Ví dụ, nếu trước đây mọi cách thức hoạt động trong công ty hầu như là trực tiếp thì việc thay đổi trên là cần thiết để phù hợp hơn. - Nền tảng có thể hiểu là việc đảm bảo internet và trang thiết bị, công cụ làm việc cho nhân viên. Chỉ có như vậy, nhân viên mới sẵn sàng làm việc hiệu quả. 
2. Lưu ý kỹ đến cộng tác trong quy trình làm việc. 
  • Tách nhỏ thành từng đầu việc, đặt deadline cụ thể, giao cho từng cá nhân chứ không phải cả nhóm. - Thiết lập lưu đồ quy trình (flowchart) và tuân theo đúng quy trình từ những công việc nhỏ nhất (Quy trình review kết quả và báo cáo công việc).
3. Đảm bảo giao tiếp đúng mục đích và hiệu quả 
  • Phân tách rõ ràng giao tiếp vì mục đích công việc và các mục đích cá nhân khác. Công ty cũng nên tập hợp các tin tức hữu ích về một vài đầu mối nhất định để nhân viên biết rằng đâu là thông tin cần để tâm tới. Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một khoảng không gian cộng tác làm việc hoàn toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp quá nhiều người 
4. Chia sẻ các mẹo tăng năng suất làm việc tại nhà cho nhân viên
  • Điều này thể hiện qua việc quản lý thấu hiểu tâm lý của nhân viên như thế nào. Chẳng hạn như khích lệ tinh thần, hoạt động vận động cơ thể, trao đổi, tâm sự, trò chuyện. Nếu công ty bạn cho phép điều này diễn ra, đó sẽ là một động lực tốt, từ đó tự giác làm việc tập trung hơn vào thời gian làm bù. Cả hai phía nhân viên và công ty đều có lợi. 
5. Gắn kết nhân viên với sứ mệnh chung của công ty 
  • Nên truyền đạt những giá trị quan trọng với tần suất cao hơn, trên mọi phương tiện như trong group, fanpage doanh nghiệp,...Ngoài ra còn có những thông tin hữu ích khác như tình hình kinh doanh của công ty, các biện pháp cần thiết để phòng tránh dịch bệnh Covid-19,... 
6. Ghi nhận và khen thưởng thành tích cho nhân viên 
  • Hãy dành lời khen cụ thể hơn cho nhân viên trong cuộc trò chuyện riêng tư và/hoặc trên kênh giao tiếp chung của công ty. Đây cũng là cơ hội để nhân viên đó được truyền lại kinh nghiệm làm việc cho đồng nghiệp, khích lệ ý chí phấn đấu của cả hai bên. 
7. Cách cá nhân hoá từng nhân viên, để họ luôn thấy là một phần quan trọng của doanh nghiệp.
  • Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng chục, hàng trăm con người nếu họ ít được quan tâm nhắc tới. Nếu cảm thấy quy mô toàn công ty quá lớn để làm điều này, bạn có thể triển khai về từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4 người có thể tự khích lệ tinh thần của nhau. 
8. Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến 
  • Khi công ty có sự thay đổi lớn trong mô hình vận hành, nhân viên của bạn chắc chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý hơn trước - Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất trực tiếp. Từ đó giúp quản lý và nhân viên hiểu nhau hơn 
CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP BẠN LÀM VIỆC TỪ XA HIỆU QUẢ 
1. Bộ công cụ trực tuyến G Suite (Google Drive, Google Docs, Google Sheets) 
  • Với mỗi file tài liệu trong bộ G-Suite dành cho doanh nghiệp, có 5 lựa chọn chia sẻ: 
          - Tắt, chỉ chia sẻ cho những ai được chủ nhân cấp quyền 
          - Công khai trên internet, mọi người đều có thể truy cập 
          - Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể xem 
          - Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể để lại nhận xét 
          - Bất cứ ai trong công ty bạn đều có thể chỉnh sửa. Nhờ vậy, bạn có thể linh hoạt gửi file báo cáo, file cập nhật dữ liệu, để mọi người review công việc cho nhau,... hoặc cùng nhau trao đổi ý kiến trong cuộc họp online 
2. Phần mềm quản lý công việc 
  • Đúng như tên gọi, đây là các công cụ giúp nhân viên của bạn cộng tác ăn ý trong công việc hằng ngày, còn nhà quản lý thì dễ dàng kiểm soát tiến độ và khối lượng công việc. Tại Việt Nam hiện nay, có các phần mềm quản lý công việc phổ biến sau: 
  • Trello: Trello được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban (tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu mục) phù hợp cho mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. 
  • Asana: Asana là phần mềm quản lý công việc theo mô hình to-do list và Kanban, phù hợp với mô hình các nhóm liên chức năng hoặc công ty lớn 
----------------------------------
Chuyển đổi mô hình làm việc cho cả một công ty chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bạn sẽ phải quản trị tất cả các khía cạnh từ setup cơ cấu nhân sự tới điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng tinh thần cho tất cả nhân viên. Nhưng một khi đã chuyển đổi thành công, lợi ích công ty bạn thu được nhờ làm việc từ xa sẽ xứng đáng cho sự chuẩn bị đó.