Để đảm bảo sự an toàn trong đại dịch Covid-19, nhiều công ty hiện nay phải chuyển sang hình thức làm việc ở nhà. Không phủ nhận khi mà nói làm việc tại nhà cho chúng ta ít nhiều sự thoải mái. Tuy nhiên cũng sẽ có nhưng khó khăn mà chúng ta có thể nhận ra được. Quy trình làm việc có thể bị thay đổi, giải quyết vấn đề khó khăn hơn. Nhưng điều có lẻ mọi doanh nghiệp e ngại nhất chính là tinh thần, trách nhiệm làm việc của nhân viên vì việc quản lý khó khăn hơn. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để những vấn đề trên không làm giảm năng suất làm việc và sự chủ động cho nhân viên. Unic sẽ đưa ra vài cách tham khảo để nâng cao tinh thần năng suất làm việc hiệu quả của nhân viên nhé.
1. LUÔN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH RÕ RÀNG, CHI TIẾT
Xây dựng và đề ra các kế hoạch làm việc cụ thể là hoạt động quan trọng giúp công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Điều này thật sự là cần thiết. Một kế hoạch bài bản, chi tiết, rõ ràng các mục tiêu, kỳ vọng đạt được, thời gian hoàn thiện sẽ giúp cho nhân viên có cái nhìn tổng quan hơn về những nhiệm vụ mình phải làm và chủ động hơn trong việc hoàn thành những nhiệm vụ đó. Lên kế hoạch làm việc rõ ràng không đem đến một lộ trình công việc cụ thể mà còn giúp cho nhân viên sắp xếp cách làm việc hợp lý, nắm được đâu là việc cần làm trước, làm sau, đâu là mục tiêu quan trọng và thời hạn cho mục tiêu đó. Công việc sẽ không trở thành áp lực tinh thần nếu như nhân viên chủ động xây dựng kế hoạch làm việc và đáp ứng cách mục tiêu chung của doanh nghiệp. 
2. ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHECKLIST 
Đây là công cụ giúp nhà quản lý kiểm tra tác vụ, các đầu công việc, mục tiêu, nhiệm vụ mà quản lý giao cho nhân viên để quan sát tiến độ thực hiện. Ngoài ra, checklist còn được sử dụng hiệu quả trong hoạt động làm việc nhóm với chức năng liệt kê nhiệm vụ cá nhân cũng như xác định tiến trình làm việc chung của cả đội. Áp dụng hiệu quả công cụ checklist vào quản lý đội ngũ nhân viên, nhà quản trị sẽ tạo ra một quy trình làm việc có quy củ hơn, giúp nhân viên luôn chu động đặt mình trong các trạng thái thực hiện công việc – kiểm tra – đánh giá – thực hiện. Về lâu dài, checklist sẽ tạo ra một thói quen tốt cho nhân viên khi làm việc đó là chủ động hoàn thành mọi công việc trước và trong thời hạn. 
3. XÂY DỰNG VĂN HÓA LÀM VIỆC ONLINE 
Để thích nghi với hoàn cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay không phải quá khó khăn nhưng thực sự cũng không hề dễ dàng. Tuy vậy, môi trường làm việc hiện nay đang dần thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh, dẫn đến sự hạn chế các hoạt động tương tác bên ngoài. Làn sóng Covid 19 đã khiến doanh nghiệp thay đổi, dần thích nghi với việc “work from home”, làm việc online. Và bí quyết để xây dựng văn hóa làm việc online là Duy trì tính đồng nhất. Cụ thể như sau: 
  • Giao tiếp có mục đích 
Vì làm online nên nhu cầu kết nối để trao đổi công việc rất lớn, tuy nhiên hiện nay tại các nhóm chat, nhất là các nhóm chat có số lượng thành viên lớn, tin nhắn giao việc rất dễ chìm nghỉm trong các tin nhắn tán gẫu. Doanh nghiệp nên thiết lập hướng dẫn về phương thức trao đổi thông tin, tần suất và nghĩ cách để mọi người tránh khỏi việc tốn nhiều thời gian trên các nhóm chat. 
  • Duy trì các truyền thống 
Tất cả những điều tạo nên văn hóa trong môi trường làm việc vật lý đều nên biến hóa phù hợp, để cả cá nhân làm việc từ xa lẫn tại văn phòng có thể kết nối với nhau. Một số cách gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả như: team-building, đào tạo, thể dục thể thao, khen thưởng, chúc mừng sinh nhật,… 
  • Quan tâm sức khỏe nhân viên 
Yếu tố sức khỏe (cả thể chất và tinh thần) luôn cần phải được chú trọng trong quá trình xây dựng văn hóa cho đội nhóm làm việc từ xa. Bạn cần luôn đảm bảo rằng công ty có những chương trình chăm sóc sức khỏe cụ thể cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa để giúp nhân viên an tâm làm việc. 
  • Đa dạng & hòa nhập 
Tất cả mọi người đều có những trải nghiệm làm việc khác nhau trong thời gian phải giãn cách xã hội, và những trải nghiệm này sẽ được đem đến nơi làm việc, cả vật lý lẫn trực tuyến. Vì vậy cần phải giúp mọi tiếng nói được lắng nghe, đảm bảo mọi người cảm thấy họ thuộc về cùng tổ chức, được trân trọng. Đưa ra các chính sách, đảm bảo ai cũng có thể truy cập vào các công cụ trực tuyến, các chương trình mà công ty cung cấp, tổ chức. Trong hoàn cảnh phải làm việc từ xa, văn hóa doanh nghiệp ngày càng quan trọng hơn để gắn kết con người và giữ nhân viên. Việc biến chuyển văn hóa để thích ứng không phải là điều quá khó, quan trọng các nhà quản lý cần có tư duy phù hợp, đồng thời liên tục hành động và đối chiếu kết quả đạt được, nhằm xây dựng văn hóa làm việc từ xa đem lại giá trị cho từng nhân viên và doanh nghiệp. 
4. GHI NHẬN THÀNH TÍCH CỦA NHÂN VIÊN
Nếu nhân viên truyền thống thường có những hình thức khen thưởng cụ thể bằng giấy chứng nhận hay hiện vật cụ thể, thì số người làm việc từ xa lại không nhận được ưu đãi này. Bởi vậy, muốn nhấn mạnh văn hóa tôn trọng và bình đẳng giữa mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải có những hình thức ghi nhận riêng đối với họ. Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác (yêu thích, bình luận) ngay dưới bài đăng nhằm lan tỏa niềm vui và động lực cho cả hai bên. Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời khuyến khích nhân mỗi cá nhân chia sẻ những quan điểm tích cực của mình cho người khác. 
----------------
Trong bối cảnh dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp, doanh nghiệp buộc phải có những hành động rõ ràng, xây dựng một văn hóa lành mạnh, thống nhất trong toàn thể công ty, từ các nhân viên truyền thống đến đội ngũ làm việc từ xa. Từ đó nhân viên mới luôn có năng lượng tạo ra năng suất làm việc cao. Có như vậy, các lợi ích của tập thể, cá nhân mới được đảm bảo. Hi vọng qua bài viết này sẽ giúp ích cho công ty bạn.