1. CMMS là gì và nó hoạt động như thế nào? 

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (Computerized Maintenance Management System) là một giải pháp giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý, đo lường, tự động hóa và tối ưu hóa tất cả các hoạt động bảo trì tài sản.

Phần mềm CMMS cung cấp nền tảng và quy trình làm việc để quản lý hoạt động bảo trì của bạn, bao gồm bảo trì phản ứng, bảo trì phòng ngừa và bảo trì dự đoán. Giải pháp CMMS tập trung thông tin bảo trì cơ sở, cho phép bạn tự động hóa bất kỳ nhiệm vụ bảo trì tài sản nào.

CMMS cũng giúp doanh nghiệp loại bỏ các thủ tục giấy tờ và các hoạt động tốn thời gian, do đó giảm bớt công việc cho nhân viên, từ đó để họ đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng hơn và cho phép họ làm việc hiệu quả và chủ động hơn.

2. Sự khác biệt giữa CMMS và EAM 

CMMS (Computerized Maintenance Management System) và EAM (Enterprise Asset Management) khác nhau khi nói đến bảo trì tài sản. Phần mềm EAM cung cấp một cái nhìn tổng thể về việc quản lý toàn bộ vòng đời tài sản. Điều đó bao gồm lập kế hoạch, mua sắm, vận hành và xử lý tài sản.

Mặt khác, CMMS được sử dụng chủ yếu để quản lý hoạt động bảo trì của các tài sản vật chất. Phần mềm EAM được sử dụng bởi các ngành phụ thuộc nhiều vào việc sử dụng và tính sẵn có của tài sản của họ. Mục tiêu chung của phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp là kiểm soát và đo lường hiệu suất tài sản. Bằng cách đó, các nhà quản lý cơ sở có thể tối đa hóa việc theo dõi tài sản, và khả năng sử dụng, giảm chi phí, cải thiện việc chăm sóc bảo trì cũng như nâng cao chất lượng và hiệu quả của quy trình làm việc.

Khi cần tìm giải pháp quản lý bảo trì tốt nhất, phần mềm CMMS hoặc EAM đều có thể hiệu quả. Cuối cùng, nó phụ thuộc vào các loại tài sản và hoạt động của bạn. Mỗi giải pháp phù hợp nhất với các yêu cầu khác nhau. 

3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng CMMS? 

Phần mềm CMMS cho phép nhóm bảo trì của bạn hoạt động tốt nhất. Các chiến lược bảo trì đã phát triển đáng kể trong những năm qua, với sự thay đổi trong hiểu biết về cách thức quy trình bảo trì phòng ngừa có thể kéo dài tuổi thọ của tài sản, tăng năng suất, cải thiện hiệu quả tổng thể và giảm chi phí bảo trì.

Nhưng các công cụ để quản lý chúng không phải lúc nào cũng theo kịp. Cho đến gần đây, hầu hết các nhóm bảo trì đều dựa vào bảng tính Excel, giấy bút và phần mềm bảo trì kế thừa để ghi lại yêu cầu công việc, tiến hành quản lý hàng tồn kho và theo dõi việc quản lý cơ sở tổng thể. Thật không may, những cách tiếp cận này không cắt giảm được nữa khi sự cạnh tranh trên thị trường tăng lên và các đội phải đối mặt với nhu cầu về hạn ngạch sản xuất cao hơn.

Ngày càng có nhiều áp lực đối với các đội bảo trì hơn bao giờ hết để tối đa hóa sản lượng trong khi giảm chi phí, chưa kể đến việc duy trì tinh thần của nhân viên tốt. Đây là nơi phần mềm CMMS có thể giúp bạn. Phần mềm CMMS giúp bạn lên lịch, sắp xếp, theo dõi và tối ưu hóa các nhiệm vụ bảo trì của mình ở một nơi chỉ với một vài cú nhấp chuột. 

4. CMMS có những tính năng nào? 

CMMS sẽ có các tính năng tiêu chuẩn mà bất kỳ hệ thống quản lý bảo trì máy tính chất lượng cao nào cũng có, bao gồm quản lý yêu cầu công việc, lập kế hoạch bảo trì theo lịch trình, quản lý tài sản, quản lý hàng tồn kho, báo cáo bảo trì và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bằng cách sử dụng các tính năng CMMS đó, bạn có thể giải quyết đến 90% sự cố bảo trì của mình. Hãy nghĩ đến những thách thức mà nhóm bảo trì của bạn phải đối mặt hàng ngày. Sự cố, công việc tồn đọng, bộ phận bị thiếu, chi phí vượt quá,. Với phần mềm CMMS, bạn có một công cụ vô cùng mạnh mẽ giúp loại bỏ những vấn đề đau đầu này.

Quản lý đơn hàng công việc 

CMMS giúp bạn tạo, hoàn thành và theo dõi các đơn đặt hàng công việc kỹ thuật số bằng cách cho phép bạn:

• Gửi, xem xét, lọc, chỉ định và phân tích các đơn đặt hàng công việc
• Lên lịch và kích hoạt bảo trì
• Nhận thông báo khi đơn đặt hàng công việc được tạo
• Thêm danh sách kiểm tra, hướng dẫn sử dụng và ghi chú vào đơn đặt hàng công việc

CMMS sẽ giúp việc quản lý đơn hàng đó như thế nào?

Trình tạo trật tự công việc kỹ thuật số giúp bạn loại bỏ ba trở ngại lớn đối với nhóm bảo trì của bạn, bao gồm:

• Thời gian ngừng hoạt động: Đơn đặt hàng công việc được tạo, chỉ định và hoàn thành càng nhanh thì thời gian nội dung không hoạt động càng ít. Máy móc có thể chạy trong thời gian ngắn hơn và hoạt động khỏe mạnh lâu hơn.
• Không hiệu quả: Nhân viên có thể lập hồ sơ, gửi và xem các yêu cầu ngay lập tức. Kỹ thuật viên có thể truy cập các nguồn tài nguyên để hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác và an toàn mà không mất thời gian tìm kiếm xung quanh.
• Thiếu thông tin: Chi tiết nhiệm vụ có sẵn với một vài cú nhấp chuột. Điều này dẫn đến kết quả tiêu chuẩn, khắc phục sự cố dễ dàng hơn và ra quyết định thông minh hơn để bạn có thể tối đa hóa tình trạng tài sản.

5. Lợi ích của CMMS là gì?

CMMS cung cấp 6 lợi ích cụ thể giúp doanh nghiệp bạn vận hành, bao gồm kiểm soát chi phí, giảm thời gian ngừng hoạt động, tăng hiệu quả, thông tin tập trung, tăng cường sức khỏe và an toàn cũng như báo cáo và phân tích. Dưới đây là một vài ví dụ về cách CMMS dựa trên đám mây có thể mang lại lợi ích cho nhóm bảo trì của bạn. Kiểm soát chi phí Ngừng bội chi hàng tồn kho, cắt giảm lãng phí, tăng thời gian hoạt động và theo dõi chi tiêu chính xác hơn. Theo một báo cáo gần đây, người dùng CMMS thấy giảm 10% chi phí liên quan đến sản xuất. 

6. CMMS có hoạt động tốt cho doanh nghiệp của bạn không? 

Hệ thống quản lý bảo trì trước đây chỉ được sử dụng trong các nhà máy sản xuất, nhưng việc sử dụng chúng đã mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm dầu, khí đốt, khai thác mỏ, năng lượng, thực phẩm và đồ uống, dược phẩm và hóa chất, và nông nghiệp, chỉ là một vài trong số đó. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi để đánh giá xem nhóm bảo trì của bạn có thể hưởng lợi từ CMMS hay không.

Bạn có sử dụng nhiều thiết bị không?

CMMS giúp bạn xử lý tất cả các công việc bảo trì cho các tài sản có giá trị cao cũng như tất cả dữ liệu đến từ thiết bị của bạn. Nhiều thiết bị cũng có nghĩa là một kho chứa lớn. CMMS cũng có thể giúp bạn tổ chức và hiệu quả.

Bạn có sản xuất nhiều thứ không?

CMMS hoàn hảo để phối hợp bảo trì với sản xuất, ngay cả khi các lịch trình đó thay đổi liên tục. Bạn có thể chấm dứt cuộc chiến giữa bảo trì và sản xuất và cùng nhau chống lại những kẻ thù thực sự: Thời gian ngừng hoạt động, chất lượng kém và rủi ro an toàn.

7. Phần mềm CMMS tốt nhất là gì? 

Phần mềm CMMS tốt nhất cho bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của nhóm và hoạt động của bạn. Có ba khía cạnh cụ thể cần tìm khi chọn CMMS, bao gồm việc liệu CMMS có dễ tìm hiểu và sử dụng hay không nếu nó có thể tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn và liệu bạn có thể truy cập nhanh vào bộ phận hỗ trợ khách hàng hay không. Khi chọn một phần mềm CMMS, điều quan trọng là bạn phải thực hiện thẩm định và đảm bảo rằng bạn đánh giá nhiều nhà cung cấp, tùy chọn giá cả và liệu CMMS dựa trên đám mây so với CMMS tại chỗ có phù hợp nhất với tình huống của bạn hay không. Dưới đây là ba khía cạnh quan trọng nhất cần xem xét khi chọn phần mềm CMMS tốt nhất cho nhóm của bạn.

Đơn giản để đào tạo và sử dụng 

CMMS tốt nhất cho phép bạn ghi lại công việc trong vài giây, không phải giờ. Thật dễ dàng để bạn và các kỹ thuật viên của bạn sử dụng hàng ngày và cho phép bạn truy cập nhanh vào tất cả thông tin bạn cần để báo cáo cho sếp của mình.

Di động, tích hợp và thông minh CMMS của bạn phải có một ứng dụng di động khả dụng khi ngoại tuyến để nhóm của bạn trong lĩnh vực này có thể ghi lại công việc trong thời gian thực. Nó cũng cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác mà công ty của bạn sử dụng (như ERP hoặc MES). Cuối cùng, nó phải được điều khiển bởi AI, vì vậy bạn có thể nhanh chóng phân tích dữ liệu CMMS để tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện.

Tóm lại, sử dụng CMMS mang lại cho bạn nhiều lợi thế trong việc tối ưu hóa chương trình bảo trì, bao gồm cải thiện năng suất, giảm chi phí, ít tốn thời gian sửa chữa hơn, kiểm tra hiệu quả hơn và giảm thời gian chết.